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事业单位档案管理中现代化方式的利用方式探讨

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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 事业单位档案管理中现代化方式的利用方式 探讨 作者:王雅琪 来源:《卷宗》2017 年第 25 期 摘 要:档案管理是事业单位经营管理的重要环节,能够清晰的反映出事业单位当前的综 合管理水*,为事业单位的各项决策提供可靠的依据,可以说,档案管理工作的实际效果将对 事业单位的经济效益和社会效益产生直观的影响,因此做好档案管理工作是十分必要的。本文 将论述事业单位档案管理中现代化方式利用的重要性,并针对档案管理中存在的问题提出行之 有效的解决对策,以期全面提高档案管理质量,从而促进事业单位档案管理的现代化、智能化 发展。 关键词:事业单位;档案管理;现代化方式;利用 随着科技的快速发展,现代化的技术手段被广泛应用于各行各业之中,给我国企业的生产 和管理注入了新的生机和活力,为企业的可持续发展提供了有力的技术保障。然而在当前的事 业单位档案管理工作中,现代化技术没有得到有效的利用,导致其优势无法完全发挥出来,给 事业单位的发展带来了不小的阻碍。针对这一情况,事业单位应加强对现代化方式的研究和应 用,不断改进和优化管理理念和管理方法,以提高档案管理的实效性,促使其更好的为事业单 位的决策和发展而服务。 1 事业单位档案管理中现代化方式利用的重要性 事业单位档案管理中应用现代化方式的主要目的在于对档案资料进行现代化、自动化的管 理,减轻人力资源的投入,避免人为因素造成的档案遗失、泄露及损坏,确保档案管理的各项 活动能够顺利、高效的实施。众所周知,档案对于事业单位的经营管理有着至关重要的作用, 不但记录了事业单位发展历程中的所有事件,也是员工信息的主要载体,能够为事业单位各个 部门的工作提供指导依据,保证事业单位决策的先进性和科学性。通过运用现代化的技术和设 备,加强事业单位资源的整合和利用,可以进一步的提高档案管理水*,档案的保管和使用也 会更加的科学、高效,同时,通过对档案的分析事业单位还会不断积累经验,对现有工作模式 加以优化和创新,创造更多的效益,无形中增强了事业单位的核心竞争力,这对事业单位的长 远发展大有助益。 2 事业单位档案管理中存在的问题 2.1 档案原件的真实性问题 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 一方面,传统的档案管理方式难以保障档案数据的信息安全,使用传统档案文件管理方式 很容易被有心之人不留痕迹的篡改数据或删除数据;甚至做到没有追踪记录,完全不被发现, 导致文件档案数据真实性缺失。另一方面,事业单位的文件档案中图表或是形成资料的真实 性,比如使用传统电子文件档案保存的形成文件材料,形成的文件资料上的拟稿者无法留下自 己的真实笔迹,即使档案资料被篡改也难以发现和确定。 2.2 档案内容的保密性问题 运用现代化方式开展档案管理工作还需要迫切解决的一个问题就是档案的安全问题,在网 络技术高速发展的背景之下,互联网的安全问题也愈发突出,伴随着主动攻击和网络入侵的频 繁发生,使得事业单位的档案资料面临着较高的风险,一旦档案资料被泄露出去,将会给事业 单位造成无法弥补的损失,如何保证档案资料在网络中的安全性也应引起广大事业单位的思 考。 2.3 档案保留的长久性问题 事业单位档案管理的现代化离不开计算机网络设备,档案管理的现代化水*越高,意味着 对现代设备的依赖性越强,虽然大幅度提高了事业单位档案管理的工作效率,但是在设备出现 异常和故障时档案管理工作将无法持续进行,在计算机网络瘫痪的瞬间没有保存的资料也会消 失,数据信息需要重新录入到计算机中,不但费时费力,而且这种情况很难得到妥善的解决, 严重损害了事业单位的利益。 3 事业单位档案管理中现代化方式的利用 3.1 对档案检索和目录的管理 在档案管理过程中,档案相对应的目录是其重要组成部分,每份档案都有相对应的目录, 为调用档案提供便利。随着我国信息化程度的进一步深入,事业单位在档案管理中现代化方式 的利用越来越明显,计算机在我国的推广和使用为档案管理现代化提供了重要的工具,将档案 目录由原来的手写向微机打印转变。在档案管理过程中利用专门的软件,将所有的档案目录和 相关资料录入计算机当中,再根据特定的分类标准自动对档案资料进行分类,并自动对生成的 资料目录进行汇总和统计,为日后的档案调用提供巨大的便利。在查询档案资料时只需要输入 相关的信息,资料管理软件将会把相对应档案的大概存放位置显示出来,包括资料中的主要摘 要和主要内容,通过现代化方式的利用将大大缩短查找资料的时间,提高工作效率和准确率。 但是为了进一步提高计算机在事业单位档案管理中的利用,还需要相关单位的人员发挥创新精 神和自己的智慧,进一步结合现代化方式在档案管理的利用。 3.2 计算机设备的管理 随着信息技术和计算机在事业单位中的应用进一步加深,相关工作人员可以根据相对应的 技术建立一套符合现代化标准的档案库房管理系统,充分利用计算机的高工作效率和处理事件 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 的时效性等特点对库房管理进行实时监控,对库房室内的温度、湿度和空调设备进行控制,让 库房管理更加的智能化和现代化。 3.3 建立档案管理相应的网络 当今时代是一个信息需求量剧增、信息数量剧增、信息机构剧增的时代,档案部门的工作 效率已经发展成为各档案部门竞争的主要标志。所以在这个时代里,只有必须拥有与时俱进的 档案管理方式,才会使得管理档案工作得到最大的效益。建立档案管理相应的网络是档案管理 突破传统的重要体现,不仅能够与时俱进的满足人们日益增长的工作需求,还可以进一步促进 计算机网络技术在档案管理中的推广和使用。事业单位最主要的是根据自己的发展实际情况和 工作需求建立属于自己区域的局域网,为事业单位内部的资源共享和信息传递提供更加便捷的 通道,实现计算机软件、硬件的共享,在档案管理部门和其他部门之间架起一座信息桥梁,让 档案管理真正实现信息化。 4 加强事业单位档案管理中现代化方式利用



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